? Klubben har inngått avtale med Tripletex. Det er elektronisk regnskapsplattform.
? Klubben har begynt med elektronisk regnskapsføring fra 1 januar 2020.
? Alle faktura skal faktueres via Tripletex. Gjelder også alle gruppe/avdelingene sine faktura også
? Faktura som blir faktuert på Tripletex (Sponsorer, juletræ, spekepølser, leie av aktivtetshuset, dugnadsjobber, gruppe/avdelings faktura)

Link til alle link til alle regnskapsskjema

Trykk på meny oppe til høyre - så kommer alle skjemaene frem.

Må inn på PC for å se PDF filer. Det kan ikke gjøres i appen

Last ned skanner på din mobil hvis du ikke har skanner på mobilen, veldig enkelt og gratis. (f.eks appen tiny skanner, finnes mange flere skanner apper på mobilen som kan laste ned)

• Alternativ – ta et bilde på mobilen av bilagene (Viktig med gode bilder slik at all tekst kan lese tydelig)
• Alle bilagene må merkes med gruppe f.eks Gutter 05 osv.
• Alle gruppekontoene i sparebanken sies opp fra 1 Nov 2020
• Faktura adressesendes Hammerfest IF Stein, boks 252, 9600HAMMERFEST, orgnr 971405600, elektroisk til [email protected]
• Kun PDF og bilde fil kan sendes inn til regnskapet.
• Word og Exel filer kan ikke sendes. (veldig enkelt å gjøre f.eks word eller Exel dokument til PDF format. Gjør sliktrykk på lagre som, åpne nytt vindu og nede står det filtype trykk på filtype og nytt vindu åpner – velg PDF og trykk på lagre. (dokumentet lagre som PDF format og kan sendes elektroisk til [email protected]
• Stor økonomisk aktivitet i gruppa – kan en person i gruppa laste ned Tripletex appen – fordel ved appen at alle bilder av bilagene går direkte inn i regnskapssystemet.
• Reiser på turneringer (Norway Cup, Dana Cup osv) må en person fra gruppa være økonomi ansvarlig og laste ned appen Tripletex. Daglig leder tar et møte med økonomiansvarlig for reisen.

Innbetalinger av egenandeler, salg av lodd internt i gruppa, kjøp av kaker,toalettpapir, sokkerosv til gruppa/avdeling

• Foreldrekontakt sender fakturaoversikt til daglig leder. (innholde navn, adresse, epost, mobnr, vare/produkt samt pris)
• Kan bruke skjema heter faktura grunnlag (finnes på hjemmesiden)
• Kan bruke skjema heter Regnskap konvolutt lotteri (finnes på hjemmesiden)
• Kan bruke skjema heter Regnskap lynlotteri – 123 lodd (finnes på hjemmesiden)
• Daglig leder sender ut faktura med kid. (skal bruke KID ved innbetaling)
• Daglig leder følger opp faktura eventuelt med purring.
• Ved ut faktuering blir faktura direkte knyttet til avdeling hvor pengene tilhører. (F.eks, Gutter født 206)

Faktura som skal betales

• Fakturanavn HammerfestIF Stein, Boks 252, 9600 Hammerfest, orgnr 971405600)
• Faktura sendes til [email protected]
• Faktura må merkes med gruppe tilhørighet f.eks Gutter 06 osv. (bruk fil som heter faktura grunnlag)
• Foretrekker faktura har 1 fil (Faktura kan være flere sider/filer)
• Er ikke faktura merket med navn Hammerfest IF Stein eller Hif/Stein – blir faktura avvist.

Klubben skal sende ut faktura på vegne av gruppa/avdeling

• Gruppa må sende følgende faktura opplysningen til [email protected]
• Last ned skjema som heter faktura grunnlag
• Daglig leder Sender ut faktura via regnskapsplattformen.
• Bedrift navn og adresse
• Bedrift kontaktperson, mobil nr, faktura epost adresse.
• Hva gjelder faktura for. (vask, rydding, bæring osv)
• Pris (fast pris, timepris osv)
• Gruppa kontaktperson

Pantebu

• Adm. tildeler pantebuer til en gruppe/avdeling pr. mnd.
• Tildelt gruppe må oppnevne en ansvarlig for pantebu tømming.
• Det er laget egne rutiner som gruppa som er tildelt for tilsendt.
• Etter hver tømming så må pantebu kvitteringer veksles inn i butikken og ta vare på kontantene.
• Ta vare på alle utbetalingskvitteringer som mottas fra butikkene. (de skal sendes inn slutten av måned)
• Oppgjøret (slutten av måned)
• Ta med alle pengene og dra ned i Sparebank og sett inn penger i innskuddsautomaten til konto 4910.20.12649.
• Ta vare på innskuddskvitteringa – skriv gjerne hvilken gruppe tilhører direkte på kvitteringa.
• Fyll ut oppgjørsskjema som ligger på hjemmesiden-regnskapsrutiner
• Scann innskuddskvitteringa, alle pantebilagene. (Dere kan laste skanner på mobilen f.eks appen tiny skanner, finnes flere typer apper som har skanner funksjonen)
• Kan også ta bilder av hver enkelt bilag (viktig med gode bilder slik at all tekst kan lese)
• Bilagene sendes til [email protected]
• Last ned skjema patebu-utbetaling og pantebu-ukeoversikt finnes på hjemmesiden
• 50 % av inntekter bokføres til deres gruppe.

Egne arrangementer, kafe på kamper osv……

• Dere kjøper inn varene kontant på Coop Prix. (klubbavtale med Coop)
• Ønsker dere ikke å legge ut for kjøpet – ta kontakt med daglig leder i klubben tlf. 40407522 så finner vi en løsning.
• Det er utarbeidet egen økonomisk skjema for egne arr. heter oppgjørsskjema kafe,arrangement. Skjema er på hjemmesiden.
• Ta vare på alle kvitteringer.
• oppgjørsskjema og alle kvitteringer sendes til [email protected]
• Skal gruppa/avdeling bruke VIPPS på arrangementet må det avklares på forhånd. (inntekter blir bokført på riktig plass)
• Skal gruppa/avdeling bruke bankterminal på arrangementet må det avklares på forhånd. /inntekter blir bokført på riktig plass)

Utlegg – kjøp Pizza, frukt, andre ting til gruppa/avdeling

• Det er utarbeidet egen økonomisk skjema for egne arr. heter utleggsskjema for handel på butikk. Skjema er på hjemmesiden.
• Ta vare på alle kvitteringer.
• Utleggskjema og alle kvitteringer sendes til [email protected]

Kjøring Sone/kretstiltak - godtgjørelseskjema

• Samkjøre med private biler (må være 3-4 unger i bilen for å få utbetalt kjøregodtgjørelse)
• Kjøreregning kan brukes skjema som heter reiseregning sone og kretstiltak
• I hovesak blir sone/kretstiltak avviklet i Alta eller Porsanger.
• Kjøregodtgjørelse kr. 600 til Alta eller Porsanger.
• Klarer ikke klubben å kjøre med private biler – er alternativ rutebuss eller båt.
• Klubben dekker billettene på rutebussen eller båt.
• På billetten skriver navn, kontonr og at det gjelder sone/kretstiltak
• Ta et bilde av billetten når du har skrevet informasjon ovenfor.
• Send bilde til [email protected]
• Må være i PDF fil eller bilde fil
• Samkjøre med private biler (må være 3-4 unger i bilen for å få utbetalt kjøregodtgjørelse)
• Last ned skjemareiseregning seriekamper finner på hjemmesiden
• Kjøregodtgjørelse kr. 600 til Alta eller Porsanger.
• sende til[email protected]
• Må være i PDF fil eller bilde fil.
• Samkjøre med private biler
• Last ned skjemareiseregning møter osvfinner på hjemmesiden
• Kjøregodtgjørelse kr. 600 til Alta eller Porsanger.
• sende til[email protected]
• Må være i PDF fil eller bilde fil.

Kjøring Seriekamper til Alta og Lakselv

Kjøring møter osv.

Dommerregning egen turnering

• Det er utarbeidet egen skjema for godtgjørelse på enkelte turneringer som klubben avvikler.
• Etter turnerings slutt gir du skjema til dommeransvarlig
• Last ned fil dommer regning – egen turnering
• Dommeransvarlig har ansvaret for å attestere bilaget og sende til[email protected]
• Må være i PDF fil eller bilde fil

Dommerregning seriekamper

• Bruker vi skjema til NFFdommergodtgjørelser
• Last ned fil dommer regning uten diettgodtgjørelse
• Skjema sendes til [email protected]
• Må være i PDF fil eller bilde fil
• Last ned fil godtgjørelse skjema finnes på hjemmesiden
• Godtgjørelse er skattefritt inntil kr. 9900 pr år. (inkl. alt av godtgjørelse som er mottatt løpet av året)
• Skjema sendes til [email protected]
• Må være i PDF fil eller bilde fil

Trenergodtgjørelser

• Klubben betaler trenergodtgjørelser etter satser som styre har vedtatt
• Godtgjørelsen blir utbetalt innen 1 des.
• Det er utarbeidet egen godtgjørelseskjema for trenergodtgjørelse som heter trenergodtgjørelse –skjema 2020
• Godtgjørelse er skattefritt inntil kr. 9900 pr år. (inkl. alt av godtgjørelse som er mottatt løpet av året)
• Må være i PDF fil eller bilde fil
• Trenergodtgjørelse skjema sendes til klubbens epost adresse [email protected] sammen med årsmeldingen for gruppa.
• For å få utbetalt trenergodtgjørelsen må årsmeldingen fylles ut,
• Frist for å levere inn godtgjørelseskjema og årsmelding er 1 des, holder ikke fristen så mister retten til godtgjørelsen.

Godtgjørelse skjema (utstyrs ansvalig, fotballskole ansvarlig osv)

Vi arrangerer som krever påmeldingsavg. (Fotballskole osv) (Hjemmesiden/appen)

• Arrangementet opprettes av daglig leder.
• Daglig leder sender ut invitasjoner til alle aktuelle personer i klubben som arrangementet er beregnet for.
• Betaling ved påmelding. (spare masse tid – slipper å kreve penger i etterkant osv)

• God oversikt hvor mange som er påmeldt til enhver tid
• De spillere som er påmeldt direkte i en treningsgruppe. (oversikt over ant. Personer i hver treningsgruppe)
• Foreldre får invitasjon i appen – betale inne i Appen f.eks med VIPPS
• Foreldre får invitasjon på epost - trykk på linken – direkte til påmeldingen
• kontaktperson for fotballskolen gå inn appen å se hvor mange som er påmeldt osv.

Faktuering av kontingent/Treningsavgifter/ Egenandeler til turneringer (Hjemmesiden/appen)

• Klubben har godkjent medlemssystem som VI må benytte ved faktuering av kontingent og treningsavg. systemet skal være oppdatert over aktive medlemmer. (Alle medlemmer over 12 år skal også registeres i FIKS som er et medlemsregister til NFF)
• Faktuering av kontigenter/ treningsavg/egenandeler til turneringer bruker vi systemet på hjemmesiden/Appen.
• Daglig leder opprettet alle faktura og sender ut faktura. (samt oppfølging av faktura)
• Foreldre kan betale faktura direkte i Appen eller som vanlig i bank (vi har Vipps avtale)
• Klubben får oppgjør direkte inn på konto -hver 14 dag fra Spoortz